機器管理ソフトウェア「KEYSTONE」の開発

あの機器は、いまどこにありますか。

リース事業者向け機器管理ソフトウェア「KEYSTONE」の企画・開発

機器を貸し出す事業は、貸した瞬間から管理が始まります。どこにあるのか、いつ返ってくるのか、故障していないか、保守期間はいつまでか。台数が増えるほど、この確認作業だけで一日が終わっていきます。

KEYSTONEは、その状況をひとつの画面にまとめるために開発した機器管理ソフトウェアです。

課題｜資産は増える。管理は追いつかない。

リース・レンタル事業では、契約を取るほど固定資産が積み上がっていきます。売上が伸びている状態そのものなのですが、同時に管理対象も増え続けます。

● どの機器がどの現場に出ているのか、担当者に聞かないと分からない

● 返却予定を管理表で追っているが、実際の返却と台帳がずれていく

● 故障や修理の履歴が、機器ごとに紐づいていない

● 保守期間の切れる機器を、期限が来てから気づく

● 既存の資産管理システムは項目が固定で、自社の管理項目に合わない

そしてもうひとつ、リース事業に特有の問題があります。

この事業の売上は、機器がどれだけ長く貸し出されているかで決まります。倉庫で眠っている期間は、そのまま機会損失です。ところが実務では、どの機器をどの契約に充てれば稼働が最大化するのかを、担当者の記憶と経験で判断していました。

資産管理システムは世の中に数多くあります。ただ、そのほとんどは記録するための台帳です。KEYSTONEでは、記録の先にある「どう動かすか」の判断まで支えることを設計の起点にしました。

所在、貸出先、返却予定日、稼働状況、故障・修理履歴、保守期限。機器ごとに散らばっていた情報を一元化し、担当者に聞かなくても現状が分かる状態をつくりました。

返却予定と次の貸出予定を突き合わせ、どの機器をどの契約に充てれば空き期間が最小になるのかを一目で分かる形にしました。売上に直結する判断を、経験ではなく画面上で行えます。

管理すべき項目は、業界によっても企業によっても違います。既製品に業務を合わせるのではなく、お客様が普段使っているフォーマットのまま登録・運用できる設計にしました。導入時に業務フローを変える必要がありません。

既存の管理表からのデータ移行、現場担当者への定着まで含めて支援しました。使われないシステムは、存在しないのと同じだと考えています。

KEYSTONEの導入によって、次のような変化が生まれています。

● 機器の所在・返却予定の確認にかかっていた問い合わせ対応が不要になった

● 保守期限の切れる機器を事前に把握できるようになり、失注や緊急対応が減った

● 空き期間の最小化を意識した配車・配置ができるようになり、稼働率の改善につながっている

● 管理項目をそのまま移行できたため、現場の運用を変えずに導入できた

［要記入：可能であれば具体的な数値を。管理台数／稼働率の改善幅／削減できた工数など。数字が1つ入るだけで実績ページの説得力は大きく変わります］

製品を開発し、販売する。その事業が成立した瞬間から、資産管理という業務が必ず発生します。リース・レンタルはその代表例ですが、貸出機・デモ機・保守用の予備機を抱える企業であれば、業種を問わず同じ課題を持っています。

KEYSTONEは、その管理を担うための土台として開発しました。今後は対応業種の拡大に加え、稼働データの分析や、機器の入れ替え時期の予測にも広げていく予定です。

「既存のシステムだと、うちの管理項目に合わない」。KEYSTONEの開発も、その一言から始まりました。

お客様の管理フォーマットに合わせたカスタマイズが可能です。まずは現在の管理方法をお聞かせください。